Toutes nos félicitations! Vous avez trouvé le bureau de vos rêves – du moins pour le moment. Mais, dans toute la fébrilité de la commande de nouveaux articles de papeterie, n’oubliez pas de donner à vos clients, fournisseurs et autres partenaires une notification appropriée de votre prochain déménagement.

La clarté et le timing sont les facteurs les plus importants pour communiquer efficacement un déménagement avec des partenaires externes.

Choisir la bonne personne pour communiquer un déménagement

Prendre le temps d’émettre une communication réfléchie montre que vous appréciez vos relations d’affaires. De plus, cela renforce un lien de partenariat. Donc, ne faites pas l’erreur de reléguer cette tâche importante à un membre du personnel junior, ou de la réduire à un courrier électronique de dernière minute.

Une fois qu’un dirigeant de l’entreprise a officiellement publié les bonnes nouvelles, gardez vos partenaires au courant en fournissant de brèves mises à jour sur les progrès. Le ton et la fréquence de ces mises à jour seront largement influencés par la culture de votre entreprise.

Communiquer un déménagement Office avec les médias sociaux

Si nécessaire, affichez des photos de votre entreprise d’emballage ou de la nouvelle installation sur les réseaux sociaux. Utilisez cette opportunité pour encourager les clients à rejoindre vos réseaux sociaux. Partager le hoquet en mouvement occasionnel peut aussi être amusant. Cela peut favoriser une compréhension plus humaine des retards de service ou des mélanges. Mais dans l’ensemble, votre entreprise doit faire preuve de contrôle et maintenir ses activités autant que possible.

Au minimum, vous devez communiquer:

Votre adresse complète et votre numéro de téléphone
Toutes les interruptions de service (abaissement des lignes téléphoniques, retards de livraison) bien à l’avance afin que les clients puissent prendre d’autres arrangements, puis à nouveau juste avant le rappel. Remarque: évitez si possible de déplacer votre bureau pendant les périodes les plus occupées de l’année. Si un conflit de délais ne peut pas être évité, vous pouvez proposer aux clients clés d’autres méthodes de communication. Par exemple. numéros de téléphone mobile, ou utiliser une salle de conférence de l’hôtel à proximité comme espace de travail temporaire pendant le déménagement
Lorsque vous avez emménagé et recevez du courrier au nouveau bureau. Cet avis doit être publié sur le nouveau papier à en-tête de l’entreprise

N’oubliez pas de mettre à jour le site Web de votre entreprise et, le cas échéant, de publier un avis sur le site pendant le déménagement si les clients risquent de subir des retards de service.

Faites tout ce qui est en votre pouvoir pour faire en sorte que vos partenaires soient aussi enthousiastes que vous. Les parties prenantes doivent considérer un déménagement comme une étape positive dans l’avenir de votre entreprise. Recherchez tout aspect de votre déménagement à venir qui leur sera bénéfique. Par exemple: se rapprocher de votre chaîne d’approvisionnement réduit-il les délais, les coûts d’expédition ou améliore-t-il le contrôle de la qualité? Voulez-vous déménager dans un nouveau bâtiment avec de meilleurs équipements comme des salles de conférence supplémentaires? Ou déménagez-vous dans un établissement plus grand pour embaucher plus de personnel pour améliorer votre service à la clientèle?

Il suffit de ne pas le faire.

Déterminez l’importance de votre entreprise et de ses activités quotidiennes dans l’esprit de vos clients et utilisez-la comme guide pour savoir ce qu’ils ont besoin (et qui sont intéressés) de connaître votre projet imminent.

Et rappelez-vous que tout peut arriver dans le monde de l’immobilier. Assurez-vous que vos plans sont finalisés avant de communiquer les détails de votre déménagement afin d’éviter tout risque d’embarras.